一、总则

第一条 为规范本校学生资助工作的档案管理，特制定本办法。

第二条 学生资助工作档案是指本校自每年秋季学期起，在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的、对上级主管部门和社会具有保留价值的各种历史记录，包含但不限于文字、图表、声像及电子等载体。

第三条 归档的文件材料必须按年度立卷，特殊情况除外，本部门内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第四条 承办人员应保证经办文件的系统完整公文上的各种附件一律不准抽存。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、档案管理机构人员及职责

第五条 我校学生资助工作档案管理由党委学工部全面负责，校学生资助管理中心具体实施，各学院学生工作办公室安排专人主管。

第六条 校学生资助管理中心职责，全面负责全校学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作，帮助、指导和检查各学院进行档案工作。

第七条 各学院职责，按照本办法及实施细则开展学生资助工作的档案建设工作及档案的日常管理工作，制定本学院的档案借阅、保密和保管等制度，贯彻执行上级资助中心其他意见。

三、归档范围

第八条 校学生资助管理中心归档材料

（一）贫困生资料库副本

（一）生源地贷款相关材料

（三）国家励志奖学金相关材料

（四）国家助学金相关材料

（五）政府类奖学金相关材料

（六）勤工助学相关材料

（七）绿色通道相关材料

（八）临时困难补助相关材料

（九）资助育人成果相关材料

（十）本单位年度工作计划与总结、大事记、管理制度、重要发文等相关材料。

第九条 学院归档材料

（一）贫困生资料库

（二）国家励志奖学金相关材料

（三）国家助学金相关材料

（四）临时困难补助相关材料

（五）资助育人相关材料

（六）各学院资助工作年度计划、总结、管理制度等相关材料。

四、档案归档及索引

第十条 我校学生资助工作档案采取院校两级管理模式，各学院都要建立健全档案的归档、索引及调阅制度。

第十一条 全校的学生资助工作档案采用统一的分类方式和编码格式。

第十二条 归档时间要求：各级应当按年度进行整理归档，在每年 4 月前完成上一年度的归档工作，平时应在各项工作完成后两周内完成归档工作。

五、附则

第十三条 本办法由无锡太湖学院学工处附则解释。

第十五条 本制度自印发之日起实施。